Excel чи Google Таблиці: різниця там, де вона справді має значення
Питання «в чому робити» задають майже всі, і майже всі відповіді в інтернеті написані людьми, які продають щось одне. Спробую без цього: у кожного варіанта є задачі, де він програє однозначно.
Спільне редагування
Тут Google Таблиці виграють без обговорення. Троє людей одночасно вносять дані з різних місць, ви бачите, хто що змінив, і можете відкотити конкретну правку. В Excel те саме формально є через OneDrive, але працює це рівно доти, доки всі троє мають однакову свіжу версію Office і стабільний інтернет. На практиці у клієнтів це умова, яка не виконується.
Якщо у вас бригада, менеджер і бухгалтер вносять у одну таблицю - беріть Таблиці і не думайте.
Друк на аркуш A4
А тут програють Таблиці, і програють помітно. Excel дає точний контроль: області друку, повторення шапки на кожній сторінці, масштаб «вписати в одну сторінку завширшки», колонтитули з номером сторінки і датою, розриви сторінок вручну. У Google це є частково і поводиться менш передбачувано, особливо коли таблиця широка.
Якщо результат розрахунку віддається клієнту як роздрукований кошторис з вашою шапкою і підписом - Excel. Я це бачу постійно: файл зробили в Таблицях, а потім кожен кошторис руками переганяють у Word, щоб він нормально ліг на аркуш.
Робота без інтернету
Excel працює завжди. Таблиці мають офлайн-режим, але його треба заздалегідь увімкнути для конкретного файла, і він регулярно відвалюється після оновлення браузера. Прораб на обʼєкті без звʼязку - це Excel на ноутбуці або взагалі роздруківка.
Розмір і швидкість
Google Таблиці мають жорсткий стеля у десять мільйонів клітинок на книгу і починають відчутно гальмувати задовго до неї - приблизно з пʼятдесяти тисяч рядків з формулами. Excel на тому самому обсязі поводиться спокійно, а мільйон рядків тримає без зусиль.
Для більшості кошторисних задач це не має значення: там сотні рядків, а не сотні тисяч. Стає важливим для складського обліку з історією за кілька років.
Функції, яких немає в іншого
У Google є те, чого немає в Excel зовсім: `IMPORTRANGE` для звʼязку між файлами наживо, `GOOGLEFINANCE` для курсів валют, `IMPORTHTML` для витягування таблиці зі сторінки. Це справді зручно, коли треба підтягувати курс НБУ або зводити дані з кількох файлів різних людей.
В Excel натомість є Power Query - інструмент, який перетворює сирі вивантаження з 1С чи банку на чисту таблицю за одним натисканням «Оновити». Аналога такої сили у Таблицях немає. Якщо ви щомісяця руками чистите вивантаження, Power Query економить дні.
Що з сумісністю
Файл XLSX відкривається в Таблицях, і навпаки. Але перекладаються не всі елементи: умовне форматування зі складними правилами, деякі функції масивів, налаштування друку і захист аркушів часто злітають при конвертації. Тому «зробимо в одному, за потреби переженемо в інше» - це план, який тріщить у момент, коли треба здавати роботу.
Як я вирішую це на практиці
Питаю три речі. Хто вносить дані - одна людина чи кілька одночасно. Чи треба друкувати результат на аркуш для клієнта. Чи буває робота без інтернету.
Кілька людей одночасно і друк не потрібен - Таблиці. Одна людина і друк потрібен - Excel. Потрібно і те, і те - робимо основний файл в Excel, а для збору даних з поля окремий простий бланк у Таблицях, звідки дані підтягуються раз на день. Це трохи більше роботи при складанні, але не змушує вибирати між зручністю введення і нормальним кошторисом на папері.
І ще одне, поза технікою: беріть те, у чому вже працюють ваші люди. Ідеальний файл у незвичному середовищі програє нормальному файлу в звичному.
*Опубліковано на https://listok.com.ua/blog/excel-chy-google-tablytsi.html*