Excel или Google Таблицы: разница там, где она действительно имеет значение

Совместное редактирование

Здесь Google Таблицы выигрывают без обсуждения. Трое человек одновременно вносят данные из разных мест, вы видите, кто что изменил, и можете откатить конкретную правку. В Excel то же самое формально есть через OneDrive, но работает это ровно до тех пор, пока у всех троих одинаковая свежая версия Office и стабильный интернет. На практике у клиентов это условие, которое не выполняется.

Если у вас бригада, менеджер и бухгалтер вносят в одну таблицу — берите Таблицы и не думайте.

Печать на лист A4

А здесь проигрывают Таблицы, и проигрывают заметно. Excel даёт точный контроль: области печати, повторение шапки на каждой странице, масштаб «вписать в одну страницу по ширине», колонтитулы с номером страницы и датой, разрывы страниц вручную. В Google это есть частично и ведёт себя менее предсказуемо, особенно когда таблица широкая.

Если результат расчёта отдаётся клиенту как распечатанная смета с вашей шапкой и подписью — Excel. Я это вижу постоянно: файл сделали в Таблицах, а потом каждую смету руками перегоняют в Word, чтобы она нормально легла на лист.

Работа без интернета

Excel работает всегда. У Таблиц есть офлайн-режим, но его надо заранее включить для конкретного файла, и он регулярно отваливается после обновления браузера. Прораб на объекте без связи — это Excel на ноутбуке или вообще распечатка.

Размер и скорость

У Google Таблиц жёсткий потолок в десять миллионов ячеек на книгу, и они начинают ощутимо тормозить задолго до него — примерно с пятидесяти тысяч строк с формулами. Excel на том же объёме ведёт себя спокойно, а миллион строк держит без усилий.

Для большинства сметных задач это не имеет значения: там сотни строк, а не сотни тысяч. Становится важным для складского учёта с историей за несколько лет.

Функции, которых нет у другого

У Google есть то, чего нет в Excel вовсе: `IMPORTRANGE` для связи между файлами вживую, `GOOGLEFINANCE` для курсов валют, `IMPORTHTML` для извлечения таблицы со страницы. Это действительно удобно, когда надо подтягивать курс НБУ или сводить данные из нескольких файлов разных людей.

В Excel зато есть Power Query — инструмент, который превращает сырые выгрузки из 1С или банка в чистую таблицу по одному нажатию «Обновить». Аналога такой силы в Таблицах нет. Если вы ежемесячно руками чистите выгрузку, Power Query экономит дни.

Что с совместимостью

Файл XLSX открывается в Таблицах, и наоборот. Но переводятся не все элементы: условное форматирование со сложными правилами, некоторые функции массивов, настройки печати и защита листов часто слетают при конвертации. Поэтому «сделаем в одном, при необходимости перегоним в другое» — это план, который трещит в момент, когда надо сдавать работу.

Как я решаю это на практике

Спрашиваю три вещи. Кто вносит данные — один человек или несколько одновременно. Надо ли печатать результат на лист для клиента. Бывает ли работа без интернета.

Несколько человек одновременно и печать не нужна — Таблицы. Один человек и печать нужна — Excel. Нужно и то, и другое — делаем основной файл в Excel, а для сбора данных с поля отдельный простой бланк в Таблицах, откуда данные подтягиваются раз в день. Это чуть больше работы при сборке, но не заставляет выбирать между удобством ввода и нормальной сметой на бумаге.

И ещё одно, вне техники: берите то, в чём уже работают ваши люди. Идеальный файл в непривычной среде проигрывает нормальному файлу в привычной.

*Опубликовано на https://listok.com.ua/ru/blog/excel-chy-google-tablytsi.html*